Aby zakład przeszedł pozytywnie audyt jakościowy (np. HACCP, BRC, IFS czy AIB), ochrona przed szkodnikami nie może być traktowana jako „dodatek”, ale jako integralny system zarządzania bezpieczeństwem. Audytorzy podczas kontroli sprawdzają czy system działa zgodnie z ustalonymi normami, gdy ich nie ma na miejscu. Weryfikują krok po kroku wszystkie procesy i standardy. Na brakach audytorów jakościowych spoczywa odpowiedzialność za systematyczną, niezależną i udokumentowaną ocenę procesów jakościowych. Na jakie aspekty powinniśmy zwrócić uwagę aby każda kontrola przebiegała spokojnie i bez nerwów?
Po pierwsze dokumentacja to serce audytu, baza danych dzięki której wszystko jesteśmy w stanie trzymać usystematyzowane. Musi być kompletna, aktualna i czytelna. Tutaj nie może niczego zabraknąć podczas kontroli a mnogość dokumentacji jest spora począwszy od umowy i zakresu usług jasno określających obowiązki co do kogo należy, jaki jest zakres działań oraz jak często wykonywane są wizyty serwisowe.
Plan zabezpieczenia obiektu przed szkodnikami bardzo ważne i pomocne narzędzie dla każdego. W sytuacjach zagrożenia ta niepozorna kartka staje się mapą taktyczną pola bitwy. Natomiast bez zagrożenia jest narzędziem zapewniającym, że nic nam nie ginie a każda rzecz ma swoje miejsce.
Na liście dokumentów nie może zabraknąć wykaz środków biobójczych czyli listy stosowanych preparatów oczywiście z aktualnymi pozwoleniami na obrót oraz karty charakterystyk zawierające aktualną datę rewizji.
Kolejną rzeczą są protokoły serwisowe z nich czerpiemy wiedzę na temat aktywności szkodników, stosowanych preparatach a przede wszystkim zaleceniach. To właśnie osoby z zewnątrz są w stanie zwrócić uwagę na braki do których my się przyzwyczailiśmy i ich nie dostrzegamy.
Dokumentację zakończę certyfikatami i polisą zapewniające kwalifikację techników i personelu oraz ubezpieczenia OC firmy DDD.
Mając rzetelną dokumentację możemy przejść do aktywnej inspekcji czyli serwisu. Tutaj jest sprawdzana nie tylko obecność czy ilość urządzeń tak nie może być należy zweryfikować jakość wykonanej usługi przez firmę DDD. Wykwalifikowany technik powinien wiedzieć, że jego praca nie kończy się na wymianie preparatu i przejściu z punktu A do punktu B. W dzisiejszych czasach zwykły serwis nie wystarcza a zachowanie specjalistów musi być proaktywne. To oni będąc na miejscu podczas serwisu powinni od razu analizować przyczyny i szczegółowo raportować. Przekazywane informacje nie może odbywać się ogólnikowo np.: „nieszczelne drzwi”, konieczne są precyzyjne informacji przykładowo „Drzwi ewakuacyjne pomieszczenia socjalnego na parterze są nieszczelne, zaleca się montaż uszczelki. Zdjęcia uchybień zostały załączone do raportu”. Dzięki temu zakład jest w stanie szybciej zlokalizować i rozwiązać problem.
A zatem serwis to nie tylko wymiana preparatów, uszkodzonych urządzeń, listowanie zaleceń to proaktywne działania mające na celu zwiększyć bezpieczeństwo jakości produktu.
Warto zwrócić uwagę na typowe błędy, dzięki którym jesteśmy w stanie zweryfikować czy proces serwisowy jest wykonywany rzetelnie:
- błyskawiczny serwis, nie ma zmiłuj na porządną kontrolę trzeba poświęcić czas. Kontrola wizualna, oczyszczenie urządzenia, wymiana preparatu/ wkładu, kontrola terenu dookoła. To zajmuje czas.
- brak wpisów o aktywności, to świadczy o rzetelności usługi podczas audytu widzimy ślady obecności których nie ma w sprawozdaniach. Nie ma nic gorszego niż zakłamane raporty problemy same się nie rozwiążą a udawanie że ich nie ma może tylko pogorszyć sytuację. Firmy DDD powinny gasić pożar w zarodku a na zakładach lepiej podejmować działania prewencyjne niż zwalczające.
- wpisywanie tych samych zaleceń miesiącami ta sprawa dotyczy się zarówno zakładu jak i firmy zewnętrznej. Każdy brak musi być eskalowany do momentu usunięcia nieścisłości aby mieć zagwarantowane 100% bezpieczeństwo jakości produktów.
Ostatnim etapem jest analiza trendów. Esencja wszystkich działań wykonywanych na zakładzie. Dowód na skuteczność systemu zabezpieczeń a za razem szybki przegląd czy czegoś nam nie brakuje. Zawiera kluczowe informacje gdzie odnotowano największą ilość szkodników, czy nastąpił wzrost aktywności i jakie działania poza metodami chemicznymi zostały podjęte aby to ograniczyć. To nic innego jak krótkie sprawozdanie podsumowujące nasze działania, weryfikujące skuteczność i dające wizję i plan działań na najbliższy czas.
Podsumowując skuteczna ochrona przed szkodnikami to nie „dodatek”, ale integralny proces zarządzania bezpieczeństwem, gdzie rzetelny papier spotyka się z dociekliwym okiem technika.
Kompletna, aktualna i transparentna dokumentacja jest kluczowym elementem pozytywnego audytu. Szczegółowy i rzetelny serwis pozwala zapobiegać zwalczaniu szkodników ale też weryfikuje za każdym razem czy wszystko jest pod jak najlepszą kontrolą.
